¿Cómo se calcula el presupuesto de merchandising para un evento?
Cómo se calcula el presupuesto de merchandising para un evento paso a paso, con una plantilla por grupos de asistentes y los costes que más se olvidan.
Por Zintora Team
El presupuesto de merchandising para un evento se calcula multiplicando el número de asistentes que recibirán cada artículo por su coste por unidad, sumando los costes fijos (preparación del marcaje, montaje, transporte e impuestos) y añadiendo un margen para unidades extra. Hazlo por grupos de destinatarios y con dos escenarios de asistencia.
Muchas guías de eventos dicen "reserva una partida para merchandising" sin explicar cómo calcularla. El problema es que el merchandising mezcla costes que dependen del número de asistentes con otros que no. Esta guía te da un método paso a paso, una tabla para rellenar y los errores que más desvían el presupuesto. Si aún no tienes proveedor, empieza por cómo elegir proveedor de merchandising.
¿Cómo se calcula el presupuesto de merchandising para un evento?
Sigue estos seis pasos:
- Divide a los destinatarios en grupos. Asistentes, ponentes, patrocinadores, equipo propio. Cada grupo recibe cosas distintas.
- Decide qué recibe cada grupo. Por ejemplo, bolsa y libreta para todos los asistentes; un pack más cuidado para ponentes.
- Calcula las unidades. Asistentes previstos de cada grupo más un margen para acreditaciones de última hora.
- Pide el coste por unidad por tramo de cantidad. El precio cambia según la cantidad, así que pide el tramo que corresponde a tus unidades.
- Suma los costes fijos. Preparación del marcaje, montaje de packs, transporte al recinto e impuestos.
- Calcula dos escenarios. Asistencia esperada y asistencia máxima, para saber cuánto puede subir la partida.
La fórmula resumida queda así: para cada artículo, unidades por coste por unidad; después, la suma de todos los artículos más los costes fijos.
Plantilla para calcular el presupuesto
Rellena una fila por artículo y grupo con las cifras de tus presupuestos:
| Grupo | Artículo | Unidades (con margen) | Coste por unidad | Subtotal |
|---|---|---|---|---|
| Asistentes | Bolsa de tela | Asistentes + margen | Según presupuesto | Unidades × coste |
| Asistentes | Libreta | Asistentes + margen | Según presupuesto | Unidades × coste |
| Ponentes | Pack en caja | Ponentes | Según presupuesto | Unidades × coste |
| Stand | Bandera de mesa | Las que necesite el stand | Según presupuesto | Unidades × coste |
| Costes fijos | Marcaje, montaje, transporte | No aplica | No aplica | Importe del presupuesto |
Al final, divide el total entre el número de asistentes para obtener el coste por asistente. Esa cifra es la que permite comparar el evento con ediciones anteriores o con otros eventos.
¿Qué partes del presupuesto se suelen olvidar?
- La preparación del marcaje. En serigrafía, cada color del logo suele suponer una preparación; en un pedido pequeño pesa mucho.
- El montaje. Meter cuatro artículos en una bolsa o una caja, multiplicado por cientos de asistentes, es trabajo que alguien hace y paga.
- El transporte al recinto. Con horario de descarga y, a veces, con requisitos del propio recinto.
- El material del stand. Banderas, expositores o manteles con logo no van por asistente, pero sí van en la partida.
- Los impuestos. Compara siempre presupuestos con los impuestos tratados igual.
¿Cómo ajustar el presupuesto si se pasa?
Si el total supera la partida, recorta en este orden, de menor a mayor impacto en la experiencia del asistente:
- Reduce los colores del logo a una tinta.
- Elimina la pieza que menos se usa después del evento.
- Unifica la técnica de marcaje en varias piezas.
- Reserva el pack más cuidado solo para ponentes e invitados.
- Concentra la entrega en una sola dirección.
Si dudas qué piezas quitar, la guía qué recuerdos se pueden entregar a los asistentes ordena los artículos por uso real.
Artículos para presupuestar en el catálogo de Zintora
- Bandera de Mesa: para el stand o la mesa de acreditación, con sublimación o impresión a todo color. Pedido mínimo de 10 unidades según su ficha.
- Bandera Vertical: señalización del stand o de la entrada. Pedido mínimo de 10 unidades.
- Libreta de Tapa Rígida: para las sesiones del evento, con serigrafía, impresión UV o grabado láser. Pedido mínimo de 25 unidades.
- Vaso Térmico 590 ml: un recuerdo para ponentes o equipo, con grabado láser, serigrafía o impresión UV. Pedido mínimo de 25 unidades.
Para kits completos, consulta welcome pack para congresos.
Lo que no te dicen las plantillas de presupuesto de eventos
Las plantillas generales de eventos tratan el merchandising como una línea más. En la práctica, es la partida más fácil de ajustar sin que el asistente lo note, siempre que lo decidas antes de pedir la prueba. Una vez aprobada la prueba y lanzada la producción, cambiar cantidades o piezas cuesta más. Por eso conviene cerrar la cifra de asistentes con margen y pedir el presupuesto con tiempo.
Cómo te ayuda Zintora
En Zintora pides presupuesto sin pago previo indicando asistentes, artículos, logo, fecha y dirección del recinto. Un especialista responde con el presupuesto desglosado (producto, marcaje, montaje, transporte e impuestos) y una prueba digital de cada pieza; nada se produce sin tu aprobación. Empieza en la solicitud de presupuesto.
Preguntas frecuentes
¿Qué margen de unidades extra conviene prever?
Depende de cuánto cambie la asistencia entre la inscripción y el día del evento; usa la experiencia de ediciones anteriores.
¿El presupuesto incluye el transporte al recinto?
En Zintora el transporte figura como una línea separada del presupuesto, según la dirección y el número de entregas.
¿Puedo pedir presupuesto para varios escenarios de asistencia?
Sí. Indica las dos cantidades en la solicitud y compara los tramos.