Checklist del welcome pack para congresos: qué incluir y cuándo pedirlo
Checklist para organizar el welcome pack de un congreso o evento: qué incluir, cuántos packs preparar, plazos, presentación y cómo pedirlos, paso a paso.
Por Zintora Team
Esta checklist resume lo que hay que decidir para el welcome pack de un congreso o evento: qué artículos incluir, cuántos packs preparar, cuándo pedirlos y cómo hacerlos llegar al recinto. Sigue el orden de la lista desde que se confirma la fecha y llegarás a la acreditación con todo cerrado, revisado y montado.
Producto relacionado del catálogo: Bolsa Tote Ligera.
Esta guía es informativa: si ya sabes lo que necesitas y quieres comparar el pack listo para stand y las piezas con su precio, mínimo y plazo, consulta nuestro welcome pack para congresos. Los precios y mínimos citados son los de las fichas del catálogo de Zintora a 11 de octubre de 2026, IVA incluido; la personalización y el envío se presupuestan aparte.
¿Qué es un welcome pack para congresos?
Es el kit de bienvenida que se entrega a ponentes y asistentes al llegar al evento. Tiene una función práctica, que es dar al asistente lo que va a necesitar durante las sesiones, y una función de marca: que el congreso, el organizador o los patrocinadores estén presentes en cada pausa, en cada foto y después del evento.
No hay que confundirlo con el welcome pack de empleados, que se entrega a una persona que se incorpora a una empresa y suele incluir textil y artículos para el puesto de trabajo. Si es eso lo que buscas, consulta nuestro kit de bienvenida para empleados.
¿Qué incluir en un welcome pack para eventos?
Parte de la agenda del evento: cuántas horas dura, si hay sesiones en las que se toman notas, si el recinto tiene puntos de agua y cuánto tiene que cargar el asistente. Con esa información, el contenido habitual es este:
| Artículo | Para qué sirve en el evento | Referencia del catálogo |
|---|---|---|
| Bolsa | Llevar el resto del material y la documentación | Bolsa Tote Ligera, desde 9,00 €, mínimo 50 |
| Libreta | Tomar notas en las sesiones | Libreta de Cubierta Flexible, desde 8,00 €, mínimo 25 |
| Bolígrafo | Escribir sin buscar uno | Bolígrafo de Bambú Quill, desde 5,80 €, mínimo 100 |
| Botella | Beber agua durante la jornada | Botella de Acero de Alta Calidad, desde 15,00 €, mínimo 25 |
| Lanyard | Sujetar la acreditación | Lanyard Event, desde 0,60 € (básico), mínimo 100 |
La bolsa: el contenedor del pack
Es la primera pieza que se elige, porque todo lo demás va dentro. La Bolsa Tote Ligera parte de 9,00 € por unidad con un mínimo de 50 unidades, y su ficha la propone para campañas de volumen y congresos. Admite serigrafía, transfer o bordado. Compara tamaños y tejidos en la selección de bolsas tote personalizadas.
Libreta y bolígrafo: para las sesiones
En un congreso se toman notas. La Libreta de Cubierta Flexible parte de 8,00 € por unidad con un mínimo de 25 unidades, y el Bolígrafo de Bambú Quill parte de 5,80 € por unidad con un mínimo de 100 unidades, con logo grabado con láser. Si quieres comparar más modelos, revisa las libretas personalizadas.
Botella: para una jornada larga
Una botella reutilizable evita vasos desechables en las pausas. La Botella de Acero de Alta Calidad parte de 15,00 € por unidad con un mínimo de 25 unidades, y admite grabado láser, impresión UV o serigrafía. Comprueba antes si el recinto dispone de fuentes o puntos de agua.
Lanyard y acreditación
El Lanyard personalizado Event parte de 0,60 € por unidad para la configuración básica sin personalizar, con un mínimo de 100 unidades; el modelo y el diseño se confirman en el presupuesto. Si diferencias perfiles (asistente, ponente, prensa, organización), decide si lo harás con el color de la cinta, con la tarjeta o con ambos. Lo explicamos en la guía qué es un lanyard y cómo elegirlo.
Checklist para organizar los welcome packs
Usa esta lista desde que se confirma la fecha del evento:
- Aforo y perfiles. Número de asistentes, ponentes, prensa y organización. Decide si todos reciben el mismo pack.
- Contenido. Elige cada artículo por su uso durante el evento y fija una alternativa por si un color o un modelo no está disponible.
- Patrocinadores. Si hay patrocinadores, acuerda qué marca va en cada pieza y quién aprueba cada diseño.
- Diseño. Reúne los archivos de logo en buena calidad y define posición, tamaño y colores por artículo.
- Prueba digital. Revisa y aprueba la prueba de cada artículo. La producción empieza después de la aprobación.
- Montaje de los packs. Decide si los packs llegan montados o si el equipo los monta en el recinto.
- Entrega. Confirma con el recinto la dirección, el horario de descarga y dónde se almacenan hasta la acreditación.
- Margen. Añade unidades para inscripciones de última hora y para el personal.
¿Cuántos welcome packs preparar?
Parte del número de inscritos, no del aforo máximo, y añade un margen para altas de última hora. Ten en cuenta que cada artículo tiene su propio pedido mínimo: en este ejemplo, de 25 unidades para la libreta y la botella a 100 para el bolígrafo y el lanyard. Si el evento es pequeño, el mínimo de algunos artículos puede superar el número de asistentes; en ese caso, elige modelos con un mínimo más bajo o usa las unidades sobrantes en el siguiente evento.
Plazos: cuándo encargar los packs
Planifica hacia atrás desde el día de montaje. Como referencia, la producción es de 10 a 20 días hábiles desde la aprobación de la prueba de diseño, confirmados en el presupuesto; si la ficha de un producto indica su propio plazo, manda ese. A eso hay que sumar el tiempo para cerrar el contenido con los patrocinadores, revisar las pruebas, montar los packs y transportarlos hasta el recinto.
El retraso más habitual no está en la producción, sino en la aprobación: cuantas más marcas y personas tienen que validar un diseño, antes hay que empezar.
Presentación y embalaje
Si los packs se entregan en mano en la acreditación, la bolsa suele bastar como presentación. Si se envían a ponentes o a asistentes antes del evento, necesitas una caja. Zintora ofrece caja kraft impresa o caja regalo rígida; la Caja Kraft Impresa parte de 4,00 € por unidad con un mínimo de 50 unidades.
Welcome packs más sostenibles
Reducir residuos en un congreso pasa por entregar solo lo que se va a usar: mejor cinco artículos útiles que diez folletos y objetos que acaban en la papelera. Zintora indica en cada presupuesto la huella de carbono estimada de cada producto, lo que permite comparar contenidos con un dato y no con una etiqueta. En los productos certificados, los certificados están disponibles bajo petición.
Cómo pedir los welcome packs de tu evento
Envía una solicitud con el número de packs, el contenido, los archivos de logo, la fecha y dirección de entrega y si necesitas los packs montados. El welcome pack para congresos reúne el kit para stand y todas las piezas con su precio, mínimo y plazo. Para más ideas para ferias, stands y congresos, consulta nuestras soluciones de merchandising para eventos y conferencias.
Preguntas frecuentes sobre welcome packs para congresos
¿Qué se suele incluir en un welcome pack de congreso?
Una bolsa, una libreta, un bolígrafo, una botella reutilizable y el lanyard con la acreditación. Añade solo lo que el asistente vaya a usar durante el evento.
¿Con cuánta antelación hay que pedirlos?
Como referencia, la producción es de 10 a 20 días hábiles tras aprobar la prueba de diseño, confirmados en el presupuesto. Suma el tiempo de aprobación, montaje y transporte.
¿Cuál es el pedido mínimo?
Depende de cada artículo: cada ficha del catálogo indica su mínimo. En esta guía va de 25 a 100 unidades según el producto.
¿Puedo ver el diseño antes de producir?
Sí. Cada propuesta incluye una prueba digital con el producto, la posición, las medidas y los colores del marcaje, y no se produce hasta que la apruebas.
¿Entregáis fuera de España?
Sí. Zintora entrega en EMEA, APAC y América. Indica la dirección del recinto y la fecha en la solicitud.
¿Organizas un congreso? Solicita un presupuesto de welcome packs con el número de asistentes, el contenido y la fecha del evento.